¿Cómo implementar el home office en tiempos del coronavirus?

Por los altos índices de infectados por la expansión del coronavirus en la Ciudad de México y el resto del país, algunas empresas están optando por mandar a casa a sus empleados e implementar el trabajo remoto, también conocido como teletrabajo o home office, como medidas de seguridad preventiva para enfrentar la contingencia global.

Guillermo Bracciaforte

, fundador del marketplace Workana e impulsor del teletrabajo en América Latina, comentó lo siguiente:

“Esta alerta de salud tendrá un gran impacto en la forma en que las empresas ven el trabajo a distancia, pasada la crisis, esperamos un incremento notable en el diseño e implementación de políticas de trabajo remoto, no sólo como esfuerzos planeados para contingencias, sino como política regular al hacerse evidente muchos de sus beneficios”, destacó.

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Asimismo, Bracciaforte ofreció una serie de consejos para aquellas empresas que decidan incursionarse en el trabajo a distancia en los próximos días:

*Pensamiento flexible:

Este modelo de trabajo es una medida inmediata y debe ser ágil, no es momento para diseñar un modelo a profundidad, pues se trata de un plan de emergencia, sin embargo, no significa que no aprendas de él para posibles planes posteriores.

*Definir un comité de continuidad:

Dentro del régimen de trabajo debe estar a cargo una persona que conozca perfectamente los procesos de la empresa, alcances técnicos y recursos tecnológicos de los que se dispone, pues se deberán tomar decisiones rápidas; también debera contarse con una persona que conozca al personal, líneas de mando, liderazgos formales e informales. Sobre todo en grandes empresas esto es llevado a cabo por Recursos Humanos o responsables de operaciones.

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*Determinar el impacto en la operación y la viabilidad del trabajo remoto:

Se deben tener claros los procesos que se llevarán a cabo mientras se realiza el trabajo a distancia , de no ser así, el comité de continuidad deberá encargarse de construir un plan rápido con apoyo de los responsables de cada área para definir el modo de trabajo y cuestiones como la forma en que se atenderán los procesos que requieren de la presencia física de una persona y el cómo se protegerá a esa población en su traslado.

*Hacer un conteo de los recursos necesarios y adecuados para el personal:

Hay que asegurarse de que los empleados cuenten con software (internet, computadoras, configuraciones, impresora) adecuado que les permita desempeñar el trabajo satisfactoriamente y que medidas de seguridad se tomarán para aquellos que utilicen equipos compartidos.

*Elegir una solución de colaboración en línea:

Implementa el uso de herramientas comunicacionales en grupo como WhatsApp , así como plataformas como Microsoft Teams , el cual fue liberado para su uso gratuito frente a la contingencia; o Slack, que permite tener chat, videollamadas y documentos para agilizar las operaciones.

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*Comunicación y expectativas claras:

Dar instrucciones claras y manejar procesos sencillos son los primeros pasos para enfrentar correctamente una medida de emergencia de este tipo; por lo tanto se requiere mayor compromiso, tener horarios claros y amplios para tratar las posibles dudas que puedan surgir en el equipo así como especificar lo que se espera de las actividades y proponer soluciones frente a las dificultades que puedan presentarse.

A pesar de que implementar de forma repentina un esquema de trabajo remoto, represente un gran reto, puede aprenderse mucho en medio de una crisis y, posterior a la contingencia, se deben evaluar los beneficios y retos que ofrece el trabajo a distancia a cada organización.

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