Adiós, secretaria. El nuevo rol de un asistente

Si quieres convertirte en el “brazo derecho” de la cabeza de alguna compañía, considera tomar el puesto de asistente. Y es que hoy el puesto de secretaria ha tomado otro cariz y sino está próximo a desaparecer, se está transformando profundamente. “Empezamos con el término secretaria. Es un título que ya está en desuso. La palabra asistente hoy representa mucho más que antes”, explica Elizabeth Paullada, directora de Page Personnel, una de las divisiones especializada de Page Group, una empresa global de reclutamiento.

Lo que sucede es que las expectativas de las empresas sobre este puesto se ha ido transformando y sofisticando.

Hoy las compañías ya no buscan a una persona que sepa tomar dictado, contestar el teléfono y armar agendas, al menos no exclusivamente, sino que incluso buscan en este asistente las habilidades necesarias para leer estados financieros, por ejemplo, e incluso para convertirse en el punto de apoyo de aquel o aquella que lidera de una dirección o incluso de la organización.

“Ser la mano derecha de una dirección implica muchas cosas, más allá de tomar el dictado o llevar una agenda, y no es por minimizar estas tareas, sino que las expectativas se están elevando”, asegura la especialista. La mayoría de los asistentes siguen siendo mujeres (95% lo son) aunque también hay hombres que hoy ejercen estos roles en las organizaciones.

In english, please

El idioma indispensable e incluso en este puesto se requiere un nivel mucho más alto que el que se pide en otras posiciones.

“Se requiere un nivel de inglés no intermedio sino avanzado, incluso se pide más que en divisiones como la de finanzas, en donde el inglés es intermedio o hay posiciones que se manejan en nivel básico”, asegura Elizabeth.

De hecho, dentro de Page Personnel, el mayor porcentaje (80%) de peticiones de inglés avanzado, son para este puesto.

Shhh...

La discreción es un requisito indispensable si quieres cubrir este puesto en alguna empresa, debido a que seguramente tendrás acceso a información privilegiada relacionada con la operación de la organización pero no sólo eso, sino que incluso también podrías apoyar en la coordinación de la vida personal del ejecutivo al que le reportes.

“Si bien hay un requerimiento hacia la parte del negocio, incluso hay directores que dividen el tiempo estrictamente para cosas personales”, explica Elizabeth Paullada.

Hoy cada vez más las empresas requieren que los asistentes provengan de una licenciatura y no de una escuela de secretariado, debido a las habilidades que se requieren. Y esta posición está en auge. En los últimos tiempos, la contratación ha aumentado en 35%.

Una oportunidad de colocación

Esto abre una oportunidad de colocación para los egresados en distintas carreras. La licenciatura en administración de empresas es la estrella en proporcionar perfiles para esta profesión con 50% de las colocaciones; negocios internacionales aporta 20% y el resto la ocupan todas las carreras afines a finanzas (20%). El último 10% se reparte entre otras licenciaturas y la carrera de asistente que sigue existiendo.

“Lo valoran tanto los candidatos como las compañías. Ya empezar desde el día uno de egresado como asistente e ir perfeccionando las habilidades es bueno.

“Además, tienen más exposición con respecto a otras posiciones de egresados de otras áreas”, explica la reclutadora.

El perfil de este puesto ha evolucionado y en muchos casos la frontera entre la asistencia y los negocios se ha diluido, porque la expectativa de los directivos ha ido subiendo para ellas.

Las empresas extranjeras son las que solicitan este tipo de lugares. En los últimos meses, son compañías asiáticas las que más han requerido estos puestos.

En otras realidades, como la gubernamental, el puesto de secretaria continúa con los mismos cargos y responsabilidades que antaño.

“En empresas de giro de gobierno o de cultura organizacional muy tradicional, con una cultura local, sigue existiendo el rol de la secretaria que nada más atiende llamadas y toma los dictados”, explica Elizabeth Paullada.

De hecho, es precisamente la cultura organizacional la que separa a las empresas mexicanas de las extranjeras al adoptar este tipo de nuevos roles, y esto se nota en distintos aspectos, por ejemplo, en el sueldo.

Mientras que el sueldo de una secretaria oscila entre los 5 mil y 10 mil pesos mensuales, hoy los asistentes están ganando entre 20 mil y 50 mil pesos mensuales.

Esto debido a las habilidades que hoy se requiere para ser un asistente de este perfil. Simplemente el conocimiento de inglés aumenta 35% el sueldo base de cualquier posición.

En este tipo de puestos, sobre todo a niveles muy superiores, el retorno de inversión puede ser sustancial, explica Melba Duncan autora del libro El nuevo asistente ejecutivo en la Harvard Business Review.

“Ellas optimizan programas de viajes y permiten la toma de decisiones remota, manteniendo los proyectos en curso. Filtran las distracciones que pueden convertir a un director en un tipo reactivo que pasa todo el día contestando correos en vez de en un líder que proactivamente establece la agenda de la organización”, explica.

Uno de los factores que determina qué tan bien un líder aprovecha el trabajo de su asistente es el de la disposición de salir de su zona de confort para asumir nuevas responsabilidades, sostiene la experta.

El top: Office manager

Las posiciones asistenciales de mayor rango son conocidas como office o project managers. Antes las asistentes poco a poco se iban adjudicando más y más funciones, tales como la responsabilidad de las actividades de protección civil, del área de conserjería, mensajería y recepción, entre otras, pero en los últimos tiempos las empresas extranjeras han requerido en específico este puesto.

Esta posición es la encargada de organizar todas las actividades administrativas que facilitan el buen funcionamiento de una oficina.

El camino de una persona que llega hasta esta posición es más o menos éste: Primero comienza en la recepción, después como asistente administrativo, luego de área (reporta a algún director pero atiende a toda un área); después llega a asistir al director general y por último, se convierte en un office manager o en el asistente del vicepresidente de la organización, en el caso de que el corporativo tenga sede en México.

Esta última situación no es común, así que el escalón más alto para esta posición sería el office manager. El salario de alguien ocupando ese lugar puede rondar de entre los 40 mil y los 50
mil pesos.

“Un office manager debe mostrar habilidades de dirección, familiaridad con un ambiente de oficina y un entendimiento profundo de cómo funcionan los negocios. Además de servicio al cliente, compras y manejo de maquinaria son cruciales para obtener ese puesto”, señala Snagajob, una empresa con cuarteles en Virginia dedicada a conectar profesionales.

A este office manager incluso le pueden reportar de manera lateral —porque hacia arriba le reportan a su jefe— todos los asistentes.

Vocación e inteligencia emocional

El realizar estas actividades tan diversas, por supuesto, requiere vocación.

¿Cómo saber si la tienen? No se trata de nada más ser paciente, sino que es necesario tener química con la persona a la que se le va a reportar y ser afines a la cultura organizacional y a los valores de la empresa.

“La vocación es mucho de personalidad. En la entrevista nos fijamos en la forma en la que se desenvuelven, en sus valores personales y familiares para identificarla”, explica Paullada.

Una de las habilidades “suaves” que se requiere –y que es esencial– para ocupar este tipo de posiciones es la inteligencia emocional y situacional, ya que ésta permitirá que el asistente separe adecuadamente las tareas que pertenecen al ámbito personal de las laborales y a entender otras culturas, en el entendido de que la mayoría de organizaciones que requieren estos puestos son extranjeras.