Excel, las 10 funciones que todos deberíamos saber

Microsoft Excel

es una herramienta de hojas de cálculo que es más útil de lo que cualquiera podría imaginar. Aunque utilizarla a veces puede resultar tedioso, existen algunos atajos (shortcuts en inglés) que te podrían facilitar el trabajo.

Excel ofrece aproximadamente 500 funciones , de las cuales algunas son muy “sencillas de aprender y podrían suponer un gran progreso en la productividad”, según la Universidad de Harvard. Acorde a cifras publicadas en la revista digital de la universidad, el 10% de la vida laboral de las personas es invertido en realizar y utilizar hojas de cálculo. Pero, ¿qué pasaría si incrementáramos nuestro uso y conocimiento de esta herramienta de oficina ?

Algunas de estas funciones sugeridas por el sitio de la Universidad de Harvard son:

1. Pegado especial

Esta función te permite escoger cuáles elementos de la celda copiada necesitas pegar en la nueva. Después de copiar ( CTRL+C ) presiona CTRL+ALT+V para utilizar el pegado especial y hacer tu selección. Por otro lado , ALT+E+S+V es el atajo para solamente pegar valores.

2. Añadir múltiples filas

Añadir filas

es una tarea común al utilizar hojas de cálculo. Esta función te permite insertar más de una al mismo tiempo. Presionar CTRL+SHIFT + (signo de más), te permitirá agregar filas de manera más sencilla. Otro método es seleccionar el número de filas que quieres agregar (por ejemplo 5) y presionar click derecho > insertar optimiza el trabajo pues insertará el número de filas que hayas seleccionado.

3. Rellenado rápido

Esta función automáticamente rellena datos si siente un patrón. Por ejemplo, si tienes una lista que va de ABC-0001 a ABC-0002 fácilmente puedes deshacerte del ABC- y dejar únicamente los números de manera rápida y sencilla con flash fill.

Primero debes establecer el patrón al escribir 0001 en la primera celda. Si flash fill está activado (Opciones, Avanzado), sólo debes comenzar a escribir el siguiente número en la celda de abajo y esta función reconocerá el patrón y rellenará los siguientes números por ti. Sólo deberás presionar la tecla Enter para aceptar. También puedes activarlo con Ctrl + E o ir a la pestaña de "Datos" y activar " Relleno Rápido".

4. Índice y coincidir

Si bien cada una de estas funciones por separado es muy útil, al usarlas en combo, su poder se incrementa y se convierten en una función invaluable al permitir extraer datos de una base de datos grande, de manera precisa y eficiente.

Para ejecutar estas acciones, antes debes saber que " Índice " tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) es utilizada para realizar búsquedas. Asimismo, " Coincidir "(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) generalmente se usa para descubrir la posición de un valor dentro de una lista.

5. Suma rápida

De acuerdo con la Universidad de Harvard, se trata de una de las primeras cosas que se aprenden al utilizar este programa de cálculo. Para realizar una suma rápida, solamente debes seleccionar la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”. Esta herramienta es de utilidad, debido a que te permite seleccionar la celda al final de una fila o columna en segundos.

6. CTRL Z / CTRL Y

Es de conocimiento general que el CTRL+Z se utiliza para deshacer cualquier error. Pero CTRL+Y hace totalmente lo opuesto: rehace. Es decir, si presionaste CTRL+Z por error, CTRL+Y vuelve a poner en su lugar lo eliminado. (Este combo también se puede utilizar en Word, por ejemplo).

7. Eliminar duplicados

La explicación de esta función es evidente: quita los datos que están repetidos. Para usarla, sólo debes seleccionar la tabla, ir a la pestaña " Datos " de Excel y hacer clic en "Quitar Duplicados". El programa te preguntará a qué columna le aplicarás dicho cambio. Es recomendable poner en otra página los datos removidos.

8. Congelar paneles

Esta función resulta útil cuando debes contrastar datos de filas o columnas muy alejadas unas de otras. Al congelarlos, se mantendrán en pantalla mientras navegas por la hoja de cálculo. Únicamente elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú "vista". Después selecciona "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", y presiona en lo que quieras congelar.

9. F4

Esta tecla ubicada en la parte superior de tu teclado, cuenta con dos funciones específicas dentro de Excel : crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

Para hacer cualquiera de dichas opciones, solamente debes pulsar F4 . En la mayoría de los casos, al pulsar dicha tecla se repetirá la última acción. De igual manera, si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

10. Ctrl + flechas

Con este comando, es muy sencillo acceder al último dato de la base de datos, sin necesidad de pasar por la planilla entera. Es muy útil cuando las hojas de cálculo son muy grandes.

Para utilizarlo, presiona Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos.