Estás sentado en tu escritorio, listo para redactar ese informe que llevas días sin terminar. Estás por escribir cuando el led de tu celular empieza a tintinear: Tienes un nuevo mensaje de Whatsapp. Te asomas para ver quién escribe y es tu madre. Decides dejarla por un momento para continuar con el documento, pero de pronto, otra notificación vuelve a hacer tintinear al móvil, pero esta vez es de un amigo que te ha escrito al Facebook.
No resistes la curiosidad de lo que te han escrito, desbloqueas y abres para ver el mensaje. Mientras, en tu computadora sigue tintineando el cursor en la página en blanco, en donde debería estar un informe que no has podido empezar del todo. Suena la alerta que te avisa en tu computadora la llegada de un nuevo correo electrónico. Tu compañero que está sentado al lado de ti en el coworking en el que laboras, no ha parado de reírse por teléfono toda la mañana. De pronto volteas a ver al reloj y es casi la una de la tarde. ¿A dónde se fue todo este tiempo en el que pensabas trabajar? De plano respiras profundo para ver si de una vez por todas, puedes empezar lo que debías haber iniciado hace tres horas.
La tecnología ha traído una nueva forma de trabajar que si bien ha simplificado mucho de la manera en la que se desempeñaba uno antes, también ha derivado en nuevos retos a los que los colaboradores y sus empresas se enfrentan cada día. Entre estos retos, están las distracciones, las cuales están de manera inevitable y compleja y forman parte de nuestras vidas.
Queremos trabajar pero la bandeja de correo no deja de llenarse con más pendientes urgentes pero no importantes. El celular sigue tintineando con uno o decenas de mensajes a la espera de una contestación. Las herramientas que originalmente fueron creadas para hacernos la vida más fácil se están volcando contra nosotros y estas distracciones hacen que el estrés y la desmotivación se hagan manifiesto en los empleados, según encontró el estudio de la plataforma Udemy.
Por desgracia, los empleadores ni se enteran, al menos no de boca de sus colaboradores. El 66% sabe que necesita herramientas para enfrentar estas distracciones pero no lo ha hablado con sus jefes por temor a que esta pueda ser vista como un área de debilidad.
¿En quién recae la responsabilidad de hacerle frente a este fenómeno? Si bien enfrentar las distracciones es una labor que tiene que ver con cómo se enfrenta a ello el trabajador, también recae en la responsabilidad de la empresa, ya que esta debe intentar que sus colaboradores aprendan cómo gestionar el ruido constante y las interrupciones, para que puedan mantener el rendimiento dentro de su espacio de trabajo. “Los empleadores podrían aumentar la moral a través del entrenamiento a sus trabajadores para que ellos puedan seguir siendo productivos a pesar de las distracciones”, explica el estudio.
¿Qué es lo que distrae a los colaboradores? Principalmente, compañeros escandalosos (80% lo asegura) y oficinas ruidosas (70%). Pero también el nuevo ritmo de trabajo en las oficinas es el que se vuelve una fuente de distracción.
“Las oficinas abiertas donde todos se sientan en una misma habitación y la necesidad de colaboración constante entre empleado, hace que los empleados se vean con las agendas llenas y sin tiempo para terminar realmente el trabajo”, explica Denisse Halm, directora general para Hispanoamérica y España en Udemy.
La peor distracción
El teléfono inteligente se ha vuelto una de las distracciones más importantes del lugar de trabajo. 62% de las personas pasa alrededor de una hora en sus teléfonos celulares. En este sentido, es importante entender que de alguna manera, nosotros nos metemos en este embrollo, porque decidimos atender a muchos amos al mismo tiempo: “Más de la mitad de las interrupciones de trabajo son auto impuestas, como cambiar una tarea para revisar Instagram sólo por un minuto”, explica el estudio.
Aunque es importante entender que para cada generación el móvil representa distinto nivel de distracción. Mientras que para la más joven la tecnología usada para actividades personales (Facebook, Whatasapp, Instagram, etcétera) representa en su mayoría —78% lo sostiene— una fuente de distracción mayor que la utilización de herramientas de trabajo tecnológicas, para la generación X esto resulta menos peligroso, ya que sólo 57% lo considera así.
Para los que de plano estas actividades no representan la mayor distracción son los baby boomers, los cuales sostienen que las herramientas de trabajo (57% lo piensa así) son el distractor principal, sobre la tecnología usada para fines personales (sólo 43% lo asegura), según este mismo estudio de Udemy. Eso sí, para todas las generaciones (65% lo piensa), el Facebook es su gran distractor en línea.
Más estrés
¿Qué haces cuando alguien o algo te distraen? Tratar de recuperar el ritmo y de trabajar más rápido. Si bien esto puede funcionar a nivel laboral porque, efectivamente, aumentar el ritmo puede hacerte terminar antes, hacerlo tiene un costo sobre ti como trabajador.
Un estudio de la Universidad de California en Irvine, encontró que, sorprendentemente, no hay mayor diferencia a la hora de terminar las tareas, es decir, que la gente las concluyó incluso en menos tiempo y con ninguna diferencia en la calidad. Sin embargo, trabajar más rápido aumentó el estrés, frustración, presión por el tiempo y esfuerzo dedicado a ello.
“Cuando una persona es constantemente interrumpida, desarrolla una forma de trabajar más rápida para compensar. Así, trabajar con interrupciones tiene su costo: la gente siente tener una mayor carga de trabajo, más estrés, más frustración y más presión de tiempo. El trabajo que se interrumpe puede hacerse más rápido, pero con un precio”, concluye el estudio.
Lo que puedes hacer
Ahora bien, ¿qué les queda a los trabajadores frente a esta vorágine de distracciones? Si bien en las empresas recae una gran parte de la responsabilidad para entrenarlos a ser productivos a pesar de estas, los empleados pueden tomar medidas en el día a día que pueden ayudarlos a evitar todas tus distracciones.
La primera es, por supuesto, relacionada con el celular. Una persona puede revisar hasta 100 veces su teléfono, de acuerdo con Udemy. Así, es necesario considerar separarse del aparato, ponerlo en silencio y hasta el fondo del cajón mientras se está trabajando. Es necesario priorizar lo importante sobre lo urgente, y dar por sentado que muy probablemente, en el correo electrónico solo encontrarás asuntos urgentes y no tan relacionados con la parte estratégica de lo que haces, así que deja de revisarlo.
Pero no todo tiene que ver con el celular. También es importante cambiar de ambientes. Es decir, si ya sabes que en tu oficina están esos compañeros tuyos que son muy escandalosos, considera pedir una sala de juntas aparte, quedarte en casa, trabajar en alguna biblioteca o encontrar un lugar en el que sí puedas concentrarte mayores periodos de tiempo.
Por desgracia, hoy, precisamente con tantos distractores en el lugar de trabajo, nuestra concentración está entrenada
para mantenerse durante sólo algunos minutos.