Pandemia transforma la vida en la oficina

La dinámica laboral se basará en un esquema de experiencia digital y física; espacios deben adaptarse para dar flexibilidad, sugieren empresas de bienes raíces e interiorismo

Pandemia transforma la vida en la oficina
Ilustración: Daniel Razo
Cartera 01/08/2021 02:40 Sara Cantera Actualizada 19:43
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La pandemia de Covid-19 interrumpió la vida laboral en la oficina y aceleró la transformación de los lugares de trabajo. El home office lleva más de un año en varias empresas y se plantean preguntas sobre la sostenibilidad de trabajar desde casa, así como el papel y el propósito de las oficinas físicas en el futuro.

Todo apunta a que el trabajo en la oficina será híbrido, es decir, algunos días desde casa y otros de manera presencial.

Para las empresas esto implica definir qué áreas necesitan estar en la oficina y por cuánto tiempo, y qué otras pueden funcionar de manera satelital.

De acuerdo con JLL, compañía global en servicios especializados en bienes raíces y administración de inversiones, la oficina se convertirá en un lugar donde los empleados puedan socializar, conectar y aprender.

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Por ello, el nuevo modelo debe considerar lo emocional, la experiencia digital y física.

El lugar de trabajo necesita evolucionar en algo que deje de centrarse en la mayor cantidad de escritorios en un edificio a un modelo que fomente la colaboración, la innovación y proporcione seguridad, sentido de pertenencia y flexibilidad, donde los empleados no pasen mucho tiempo confinados en un espacio.

“Ahora los días de trabajo se componen de varias actividades que incluyen trabajo de concentración, llamadas virtuales, colaboración en equipos de proyectos, reuniones e intercambios formales e informales y tiempo de espera”, destaca el estudio Reimaginando la oficina, de JLL.

Rediseño

Este nuevo enfoque de una oficina orientada a evitar contagios, el trabajo individual, el colaborativo y la combinación de lo presencial con lo virtual trae consigo el rediseño del espacio.

Gerardo Cázares, gerente de Cuentas Clave de GAYA, firma especializada en interiorismo, dijo que este salto es una oportunidad para las empresas de repensar la oficina y la cultura organizacional para entender las necesidades del capital humano.

“Antes, el enfoque de las oficinas iba al escritorio, era un planteamiento tradicional de espacio y la planeación era con base en el número de escritorios a su capacidad máxima. Ahora pasamos a un enfoque de experiencia, una nueva planeación basada en el usuario, con una fuerza laboral distribuida en espacios multicanal”, explicó.

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Esto significa que la empresa debe considerar que una parte del trabajo se hace desde casa, otra desde un café o un restaurante, o desde centros que son una transición entre la oficina y el hogar, esto ayuda a planear un área donde se combina lo individual, lo colaborativo, lo presencial y lo virtual.

“Cambia la forma en que distribuyes el tiempo, la forma de trabajo y hay una oportunidad de rentabilidad. Mis oficinas ya no están enfocadas al escritorio y a la presencia al 100%. La experiencia laboral va de acuerdo con las responsabilidades y actividades de cada equipo y cada espacio se vuelve funcional”, detalló.

De acuerdo con GAYA, puede darse el caso de que una empresa necesite repensar los metros cuadrados que requiere según sus actividades estratégicas, lo que puede generar un posible ajuste de estos, dependiendo de los resultados de ese análisis.

Así, puede darse el caso de que una empresa que antes necesitaba mil metros cuadrados de oficina ahora requiera solamente 300 metros.

Al momento de rediseñar el espacio, apuntó Cázares, se tiene que pensar en el trabajo de cada área, pues Finanzas tal vez no requiera de un espacio tan grande como Diseño, donde se ven muestras, texturas, se proyecta en pantalla, videos y la acústica y el espacio se vuelven críticos.

Además, la nueva oficina necesita espacios enfocados al bienestar de los empleados con zonas abiertas, terrazas, otros que permitan un descanso entre juntas o lugares tipo cafetería donde se puede trabajar y socializar.

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Otro elemento que se recomienda integrar son plantas: “Tal vez no haya terrazas en un edificio porque es complicado, pero sí tiene que haber biofilia, integración de plantas, elementos que asemejan la sensación de contacto con el ambiente. Esto permite la reducción de los niveles de estrés, socialización y productividad”, aseguró Cázares.

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Materiales y mobiliario

El rediseño de las oficinas implica la utilización de otro tipo de materiales y mobiliario.

Con los espacios abiertos se requieren soluciones acústicas para evitar el ruido exterior en llamadas o videoconferencias.

De acuerdo con GAYA, para disminuir el ruido se pueden utilizar una celosía, barras o un plafón suspendido. Y como ahora se necesita reforzar la limpieza en interiores, se deben utilizar materiales que pueden ser laminados, pinturas y recubrimientos de fácil lavado. Los pisos pueden ser vinílicos o laminados que refuercen la tendencia de lo hipoalergénico y antibacterial.

“Tenemos muy satanizados ciertos materiales como las alfombras y, desde antes de la pandemia, ya tenían avances para ser un acabado que compite con un mármol o un vinil.

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“Las alfombras tienen una carga positiva y otra negativa y cuando tiras jugo o café, dependiendo de la carga es cómo se absorbe la mancha. Ahora estas alfombras tienen otra carga que permite repeler no sólo la mancha, sino bacterias”, dijo Cázares.

El mobiliario debe ser más flexible para que una sala de juntas también se pueda utilizar para una reunión de consejo, la presentación de un equipo y la capacitación de empleados.

Adrián Ruano, director General de ATXK, compañía dedicada al diseño de oficinas, comentó que el aire acondicionado debe ser más silencioso y la iluminación debe mejorar.

“A todos nos gusta ver las oficinas en las revistas, pero lo que no se ve es el tema auditivo. Es un tema bien importante. Que no rebote el sonido, que se escuche bien el micrófono”, expuso.

Para mejorar la acústica se pueden utilizar paneles acústicos, tapices o alfombras.

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Enfoque tecnológico

Para reconfigurar las oficinas también se debe evaluar cómo circula el personal y qué tipo de tecnología utiliza.

“Se vuelve importante cuáles son los espacios más concurridos que requieren más extracción de aire o ventilación.

“En aire acondicionado se agregan los filtros HEPA, como en los aviones, para generar una renovación del aire para que no se produzcan, bacterias, virus ni hongos”, explicó Cázares.

Los filtros para purificar el aire son más importantes, ya que no todos los edificios pueden abrir ventanas o construir terrazas.

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JLL destacó la parte tecnológica, donde es necesario evaluar con qué tipo de equipo cuenta el personal para trabajar desde casa, pero también cómo se conecta cuando está trabajando en la calle. Se sugieren las cámaras de la recepción, donde se registran los invitados, para tomarles una fotografía y la temperatura.

También hay sensores que permiten abrir puertas sin necesidad de tocar botones.

De acuerdo con las firmas de interiorismo, las compañías más avanzadas en la incorporación de estos elementos en sus oficinas son las tecnológicas, de la industria farmacéutica y las de consumo especializado.

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