Como empresarios no podemos darnos por vencidos y debemos realizar las acciones necesarias encaminadas no sólo a la supervivencia de nuestras organizaciones, sino al crecimiento de las mismas a pesar de las circunstancias. Para ello, debo de ser honesto, no existe una fórmula sencilla de aplicar ni mucho menos un conjuro mágico que nos permita alcanzar el objetivo; por el contrario, debemos esperar un trabajo arduo y complicado pero que seguramente dará resultados positivos.

Pero, ¿Cómo empezar? Una Pyme debe poner especial atención en algunas estrategias administrativas y comerciales que le permitirán contar con mejores armas para enfrentar la situación y sacar provecho de ella, en seguida te presento algunos ejemplos:

Clientes. Un empresario exitoso conoce a sus clientes, sus motivos de compra, ciclos de venta, necesidades particulares y formas de trabajo. Debemos utilizar ese conocimiento para facilitar las operaciones cotidianas con ellos, recordemos la importancia de la regla 80–20, esto es, 80% de nuestra venta, la hacemos a 20% de nuestros clientes, el dominio de esta información nos permitirá incrementar el número de clientes que pasen a formar parte de ese 20%.

Inventarios. El adecuado control de nuestros inventarios nos pone en mejor posición de negociación contra las propuestas de nuestra competencia y genera más lealtad entre los clientes. Hoy no basta con saber qué producto es el que más vendemos, ni tampoco el que nos deja mayor utilidad, debemos cruzar esta información contra otras variables del negocio, como lo es la cobranza y el flujo de efectivo para tomar mejores decisiones, por ejemplo: podría darse el caso de que por alguna razón un producto que no sea el más rentable, sea aquel que cobramos más rápidamente y que pagamos con mayor holgura al proveedor, lo que nos ofrece un flujo de efectivo que nos permita hacer inversiones redituables para la empresa.

Cuentas por cobrar. Un apropiado control de las cuentas por cobrar resulta básico para sobrellevar cualquier crisis; reza un dicho popular, “una venta no es venta hasta que se cobra”, y es imposible refutar esta sabiduría. Si tenemos los controles adecuados para conocer lo que nuestros clientes nos deben, no sólo en cantidad sino también en el tiempo, podremos establecer planes de trabajo basados en flujos de efectivo cercanos a la realidad que nos permitan sacar provecho de mejores negociaciones con proveedores, acreedores y clientes.

Obligaciones patronales y fiscales. El dolor de cabeza para muchos empresarios, pero no porque no quieran cumplir con las obligaciones, en muchas ocasiones es porque la información no es oportuna o correcta lo que genera rezagos que conllevan problemas con el fisco o con el IMSS, asegúrate de cumplir con tus obligaciones basando la información en la operación diaria de tu negocio, esto te evitará problemas en el futuro.

Además de estos cuatro factores básicos en la administración de una empresa, existen muchos más que resultan capitales para el éxito, sin duda, el empleo de herramientas tecnológicas pueden facilitar la operación diaria, y ofrecer además una plataforma sólida para la toma de decisiones. Existen en el mercado mexicano muchas opciones disponibles para el pequeño empresario en lo que a sistemas administrativos se refiere, todas funcionales y disponibles, pero es importante que antes de tomar la decisión de compra, consideres lo siguiente:

—El prestigio del producto y las recomendaciones de tu círculo más cercano, son la mejor referencia.

—El CTP o Costo Total de Propiedad, es decir, no sólo debes tomar en cuenta el valor de las licencias, sino también de la capacitación, de la puesta a punto y de lo necesario para operar adecuadamente el sistema al inicio y en el tiempo.

—La disponibilidad de expertos en tu localidad, no sólo es más barato, es también mucho más rápida la respuesta que de aquellos alejados de tú lugar de trabajo.

—Por último, no olvides que la mayoría de las soluciones disponibles son desarrollos horizontales que pueden adaptarse en cierta medida a algunas necesidades particulares, por lo que exige ver una demostración del producto antes de comprar, mejor aún, si puedes obtener una versión demo que te permita operarlo por un periodo, estarás más seguro y convencido al tomar tu decisión.

Edgardo Martínez es director Comercial de Aspel de México, empresa líder en el desarrollo y comercialización de software administrativo para PyMES

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