L a mensajería, gastos operativos, administrativos, de insumos, de energía eléctrica y almacenaje de documentos pueden significar ineficiencias y pérdidas sigificativas para las empresas. Una organización con 20 a 25 empleados pierde en promedio 15 mil pesos mensuales, una mediana de aproximadamente 50 empleados de 30 a 50 mil pesos, mientras que para una grande puede representar hasta 80 mil pesos en el mismo periodo, de acuerdo con especialistas en tecnologías de la información (TI) de Sharp y IT Complements.

Según cifras ofrecidas por Mauricio Jiménez, gerente de ventas para la zona metropolitana de Sharp, para su división de sistemas de información y equipos de oficina, 3% del gasto administrativo se destina a producir y distribuir documentos. El costo promedio por documento al año es de 2.5 dólares (incluido almacenaje, electricidad, etcétera). A su vez un empleado toma entre 10% y 15% de su tiempo en recuperar un documento.

La Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) destaca que la primer empresa que comenzó a facturar electrónicamente fue MerkaLing en 2005. La asociación reporta que las compañías que facturan digitalmente han tenido ahorros promedio de 50% en sus procesos administrativos. Calcula que 80% de las facturas requieren cambios y aclaraciones, por lo cual el documento electrónico les ofrece ahorros significativos a largo plazo.

En cuanto a los costos, la AMECE ofrece cifras diferentes, calcula que la factura en papel puede costar hasta 120 pesos, mientras que en forma electrónica se reduce a 25 pesos.

Jiménez dice que las empresas tienen serios problemas por los gastos generados por papel, impresiones, consumibles y electricidad, un impacto negativo por el uso de espacios para archiveros, robo hormiga, pérdidas de información y de valor en los equipos de impresión, toma de decisiones lenta e ineficiente, así como largos periodos de búsqueda de la información.

Dada la importancia que tiene para las empresas eficientar sus procesos y reducir costos innecesarios, cada vez hay más negocios que están entrando a la era de los documentos digitales y en particular al manejo de facturas electrónicas.

De acuerdo con Néstor Guillén, director de nuevos negocios de la empresa desarrolladora de software, IT Complements, el mercado en México para la factura electrónica es de 5 mil 30 empresas grandes, 9 mil 418 medianas, 32 mil 486 pequeñas y 537 mil 547 microempresas. "En Latinoamérica somos el segundo país que implementa esto después de Chile, pero está permeando más rápido en México. En un año estamos alrededor de mil 500 empresas, mientras en Chile hay entre 300 y 400 empresas".

Aunque el comprobante fiscal digitial (CFD) no es un requisito oficial del Sistema de Administración Tributaria (SAT), los contribuyentes ya no pueden soslayar el asunto, pues tarde o temprano tendrán que intregrarse al sistema de recaudación vía electrónica y en la medida en que las empresas lo adopten, el SAT podría hacerlo obligatorio en un plazo de dos a tres años, afirma Guillén.

El SAT dice que el CFD se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de los documentos fiscales de acuerdo con los estándares definidos en las disposiciones legales vigentes. Sus características son: integridad (la información está protegida y no podrá manipularse o modificarse), autenticidad (permite verificar la identidad de quien emite y recibe el documento) y no repudio (quien selle digitalmente el CFD no podrá negar la generación del comprobante).

Entre las ventajas del CFD, el SAT destaca tres:

1. Incremento de la productividad al reducir tiempos en los procesos administrativos; rapidez y seguridad en el intercambio de información, agilidad en la recepción de mercancía y mejor servicio al cliente.

2. Ahorro en los costos administrativos y de oficina. Reducción del uso de papel, fax y otros gastos fijos; mejor uso del espacio físico; evita la captura doble de información, reduce los tiempos de edición, y remisión y hay una menor cantidad de problemas por facturación.

3. Reducción en tiempos operativos tanto en el ciclo de resurtido y facturación como en la generación de facturas.

Guillén agrega a los ahorros el generar documentos con un formato propio, sin necesidad de proveedores de documentos impresos, distribución vía web y acceso remoto desde cualquier lugar de la República Mexicana, sin necesidad de mensajería.

Comenta que el SAT mediante el Anexo 20 RMF (Resolución Miscelánea Fiscal) rige los elementos que debe cubrir el comprobante fiscal como su vigencia, que esté conformado adecuadamente en su estructura y datos, que contenga un folio y sello autorizados por el SAT, además de una firma electrónica. Adicionalmente, la norma 151 establece que cualquier comprobante fiscal digital se debe almacenar por lo menos 10 años.

Sharp y IT Complements unieron esfuerzos para ofrecer productos que en conjunto den solución a los problemas causados por el manejo y administración de documentos, en particular de los CFD. Desde el 2000 IT Complements ofrece al mercado su solución Forms Appeal, un sistema para hacer digitales las órdenes de compra, recibos de nómina, estados de cuenta y comprobantes fiscales, incluyendo contratos, oficios, memorandos, comunicados internos, facturas electrónicas, entre otros.

Néstor Guillén indica que actualmente hay 24 empresas (70% de servicios y 30% generadoras de tecnologías de la información) que ofrecen soluciones similares, consideró que IT Complements cuenta con 15% de participación en el mercado, siendo Forms Appeal el producto que representa 60% de sus ingresos. El ejecutivo explica que los costos del sistema varían, por demanda cobran el documento desde 3.5 hasta 7.5 dólares, o bien por herramientas tecnológicas el precio oscila entre los 80 y 90 mil dólares. A través de un estudio evalúan la ineficiencia y los costos que esto representa a cada empresa, y posteriormente ofrecen una solución acorde a sus necesidades.

Por su parte, Mauricio Jiménez mencionó que Sharp también ofrece una solución integral que incluye equipos, software y servicios para manejo de impresión, copiado y faxeo de documentos. Esto representa 30% de los ingresos para la compañía.