Para evitar perderse entre tanta cosa, la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) creó un documento, disponible en Internet (http://www.updce.ipn.mx/estrategias.htm), el cual podrá guiarle en la cuestión de las auditorías de calidad en las empresas. En él podrá encontrar cuestiones tan básicas como qué son; los tipos que existen y su normativa, así como la metodología a seguir para planificarlas; las fases que la integran; los requisitos que debe cumplir el auditor y algunas técnicas a utilizar por los auditores.

Cuando hablamos de auditoría, según la definición de la norma UNE-EN ISO9000:2000, nos referimos a un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la situación y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Pero para toda empresa no es sólo eso, sino una valiosa herramienta para alcanzar los objetivos establecidos; un método para comprobar el cumplimiento de requisitos; evidencia para realizar acciones correctoras; una fuente de información; y una evaluación del sistema.

La normativa aplicable a la realización de auditorías de calidad es la norma ISO10.011. Sin embargo existe un borrador de la que será en breve la norma a aplicar. La realización de una auditoría ateniéndose a la normativa en vigor ayudará a que sea ordenada y metódica, evitando pérdidas de tiempo y costos innecesarios. Pero por qué auditarme La respuesta es tan simple como que podrá ayudarle a evaluar a un posible proveedor con el que establezca una relación contractual o, ante una relación ya existente, para verificar que el sistema de calidad del proveedor se mantiene de acuerdo a los requisitos y/o está siendo implantado. Asimismo para verificar que el sistema de calidad de una organización cumple con los requisitos establecidos y su implantación es adecuada.

Los objetivos de una auditoría son determinar la adecuación a las normas del sistema de calidad mediante el estudio de documentos como manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos; comprobar la eficacia del sistema de calidad implantado para la consecución de los objetivos especificados; verificar el cumplimiento de determinados requisitos reglamentarios; detectar oportunidades de mejora en el sistema de calidad; y para incluir a la organización auditada en un registro de empresas con sistema de calidad certificado.

Qué tipo de auditoría realizar

Hay seis tipos. La interna, por ejemplo, se refiere a aquella que es realizada por un organismo interior a la empresa auditada. La externa es cuando la hace un organismo exterior a la empresa. La de producto tiene como objetivo comprobar el resultado de un trabajo, servicio, material o producto. La de proceso da fe de una secuencia y especificación de operaciones de producción para elaborar la parte o el todo de un producto. Por último, la de organización es para evaluar las disposiciones y reglas de organización a las que está sometido todo o parte del personal.

pero... ¿qué puedo auditar?

El cliente o la empresa es quien decide qué elementos del sistema, instalaciones o actividades serán objeto de la auditoría, pero es recomendable que dicha decisión se tome con la asistencia del jefe auditor (el responsable del equipo que la llevará al cabo).

El plan de auditoría, es decir la descripción de las actividades y preparativos, debe considerar los objetivos y su alcance; determinar la documentación de referencia (normas, reglamentos y documentación del sistema de calidad); elección de los miembros del equipo auditor; fechas, áreas y lugares donde se va a llevar a cabo; duración aproximada de los principales trabajos a desarrollar; personas que se verán implicadas directamente en el trabajo, así como identificación de los miembros relevantes de la empresa auditada; y un programa de reuniones con la dirección de la empresa auditada.

La realización de una auditoría comprende una etapa previa y cuatro fases principales. La fase de trabajos previos tiene por objetivo definir el alcance de la auditoría y en general todos los datos y actividades para la planificación de ésta.

La fase de planificación facilita los trabajos de la auditoría y es cuando se asignan tareas a los miembros del equipo. En la fase de ejecución se hace una reunión de iniciación y presentación de los distintos interlocutores que van a participar. En ella se revisa el programa que se va a seguir así como las tareas y responsabilidades entre los diferentes miembros del equipo auditor.

La tercera fase es la de las acciones correctoras, pero puede no existir dependiendo de la finalidad de la auditoría. La cuarta y última fase es la del informe final y en él se contiene alcance, normas, procedimientos y documentos que han servido de base para hacer la evaluación; composición del equipo auditor; constataciones realizadas, tanto favorables como desfavorables; acciones correctoras pertinentes; recomendaciones y cualquier otra observación que el equipo juzgue necesaria para poder evaluar de forma global el sistema de calidad auditado.

Así que si le interesa optimizar sus procesos y saber si va por buen camino, evalúe si lo que necesita su empresa es una auditoría.

Más información: 5729 6000 / www.updce.ipn.mx